گام اول : ثبت و ساختار حقوقی شرکت

پیش از هر چیز لازم است شرکت یا واحد حقوقی شما به‌درستی ثبت شده باشد؛ گواهی دانش‌بنیان عموماً به اشخاص حقوقی اعطا می‌شود و وجود روزنامه رسمی به‌روز، شناسه ملی و اساسنامه روشن شرط است. داشتن تیم فنی با صلاحیت‌های مشخص و شواهدی از انجام کار پژوهشی یا توسعه محصول ضروری است؛ اگر محصول در مرحله نمونه‌سازی یا تولید آزمایشی است، باید بتوانید وضعیت توسعه را به‌طور شفاف شرح دهید. در کنار ساختار حقوقی و تیم، ملاک کلیدی داوری، «ماهیت فناورانه» محصول یا خدمت است؛ یعنی باید نشان دهید مسئله‌ای علمی‌فنی را حل کرده‌اید یا فرایندی را بهبود داده‌اید که در مقایسه با راه‌حل‌های موجود مزیت فنی، اقتصادی یا عملکردی ملموسی ارائه می‌کند.

گام دوم : ثبت اهمیت نظم و دقت در آماده‌سازی مدارک

آماده‌سازی مدارک از حیث نظم و دقت، مهم‌ترین گام است. پرونده‌ای که ساختارمند، با مستندات آزمایشگاهی قابل اتکا، گزارش‌های فنی منظم و اسناد تجاری‌سازی روشن باشد، شانس بالاتری برای عبور از مراحل اولیه دارد. برای این منظور لازم است یک «خلاصه اجرایی» حداکثر دو صفحه تهیه کنید که در آن محصول یا فناوری، مسئله‌ای که حل می‌کند، وضعیت توسعه (ایده، نمونه‌اولیه، تولید آزمایشی، تولید انبوه) و خواسته‌تان از مرجع (مثلاً صدور گواهی برای استفاده از معافیت‌ها یا تسهیلات) روشن ذکر شود.

گام سوم : ساختار گزارش فنی و ضمائم آن

گزارش فنی باید از مقدمه‌ای که مسئله و وضعیت موجود را تشریح می‌کند آغاز شود و سپس جزئیات فنی شامل طراحی، دیاگرام‌ها، روش‌های آزمون، نتایج کمی عملکرد و هرگونه داده آزمایشگاهی را در بر بگیرد.
ضمائم گزارش فنی باید شامل:

  • پروتکل‌های آزمایش
  • گواهی‌ها یا نتایج آزمایشگاه‌های مستقل
  • اسناد مالکیت فکری (پتنت یا اظهارنامه)
  • شواهد نمونه‌سازی (تصاویر، ویدئوهای عملکرد، مشخصات فنی نسخه‌های آزمایشی)
  • رزومه مختصر اعضای کلیدی تیم فنی باشد.

گام چهارم : اسناد مالی و تجاری

در حوزه اسناد مالی و تجاری، صورت‌های مالی قابل اتکا، لیست قراردادها یا سفارش‌های مشتریان، نامه‌های تفاهم یا گواهی حمایت از پارک علم و فناوری و مراکز رشد، وزن پرونده را بالا می‌برد.
اگر شرکت تازه‌تأسیس است و سابقه مالی طولانی ندارد، توضیح منطقی از برنامه تجاری‌سازی، بازار هدف، و برنامه درآمدی آتی به‌صورت جدولی می‌تواند کمبود سابقه مالی را تا حدودی جبران کند.

گام پنجم : تکمیل پرونده در سامانه الکترونیکی

گام بعدی تکمیل پرونده در سامانه الکترونیکی مرجع صدور گواهی است.
پیش از ارسال آنلاین، همه مدارک را برچسب‌گذاری و با نام‌گذاری استاندارد فایل‌ها

برای مثال:

01_روزنامه_شرکت.

pdf، 02_گزارش_فنی.pdf

آماده کنید تا در مرحله بررسی اداری مشکلی ایجاد نشود.
در فرم‌ها اطلاعات هویتی شرکت، محصول یا محصولات مدنظر برای ارزیابی و توضیح مختصر فنی و تجاری خواسته می‌شود. بخش «توصیف فناوری» را با دقت بنویسید؛ چون داوران فنی نخستین برداشت خود را از همان پاراگراف اولیه می‌گیرند.

گام ششم : استفاده از مشاوران تخصصی

اگر تجربه تهیه پرونده ندارید، استفاده از مشاوران تخصصی ثبت و مشاوران فنی می‌تواند زمان و هزینه کلی را کاهش دهد.
مشاوران با قالب‌های استاندارد گزارش فنی، آشنایی با انتظارات ارزیابان و تجربه هماهنگی بازدیدها از خطاهای رایج جلوگیری می‌کنند.
در انتخاب مشاور دقت کنید و قرارداد خدمات را با محدوده کار روشن و تحویل‌های مشخص منعقد سازید تا هزینه‌ها شفاف بماند.

گام هفتم : استفاده از مشاوران تخصصی

پیش از هر مراجعه حضوری، یک پرونده کامل چاپی و دیجیتال شامل خلاصه اجرایی، گزارش فنی، نتایج آزمایشگاهی، مدارک مالکیت فکری، صورت‌های مالی و نامه‌های حمایت آماده کنید.
مراکز کلیدی شامل دفتر مرکزی و شعب استانی نهادهای مسئول صدور گواهی، پارک‌های علم و فناوری، مراکز رشد دانشگاه‌ها، شتاب‌دهنده‌های خصوصی و دفاتر انتقال فناوری هستند.
در تهران، پارک علم و فناوری پردیس، پارک علم و فناوری دانشگاه تهران و دفترهای معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری مرجع‌های اصلی‌اند؛ در شهرهای بزرگ دیگر مانند مشهد، اصفهان، شیراز، تبریز و کرمانشاه نیز پارک‌های استانی و مراکز رشد مشابهی فعال‌اند.
پیش از مراجعه، تماس تلفنی بگیرید یا از سامانه نوبت‌گیری استفاده کنید. مدارک چاپی و دیجیتال را همراه داشته باشید و در صورت امکان نامه معرفی از پارک یا مرکز رشد محلی ارائه دهید تا روند مشاوره تسریع شود.

گام هشتم : مراحل ارزیابی و بازدید میدانی

پس از ارسال پرونده، فرایند ارزیابی چند مرحله‌ای آغاز می‌شود:

۱. بررسی اداری برای تطابق مدارک،
۲. ارزیابی فنی توسط تیم‌های تخصصی،
۳. بازدید میدانی در صورت نیاز.

بازدید میدانی شامل مشاهده نمونه‌های محصول، بررسی تجهیزات تولید، مصاحبه با اعضای تیم فنی و بررسی سوابق آزمایشگاهی است.
برای جلسه بازدید، نمونه‌ها را با برچسب و دفترچه راهنما آماده کنید و اعضای فنی پاسخ‌گو در محل حضور داشته باشند.

گام نهم : دلایل رایج تعویق یا رد پرونده

دلایل متداول رد یا تأخیر در تأیید پرونده شامل موارد زیر است:

  • ناقص بودن مدارک،

  • ادعاهای فنی بدون پشتوانه آزمایشگاهی،

  • عدم انطباق اطلاعات مالی با اسناد تجاری،

  • نبود شواهد کافی از بازارپذیری یا برنامه تجاری.

برای جلوگیری از این موارد از چک‌لیست کامل استفاده کنید، گزارش‌های آزمایشگاهی مستقل جمع‌آوری نمایید، صورت‌های مالی استاندارد ارائه دهید و مستندات رسمی قراردادها را پیوست کنید.

گام دهم : تعهدات پس از صدور گواهی

پس از صدور گواهی، شرکت متعهد به ارائه گزارش‌های دوره‌ای عملکرد فنی و مالی است.
برخی گواهی‌ها مشروط یا زمان‌دارند و نیاز به تمدید دارند.
برنامه‌ریزی برای گزارش‌دهی منظم، نگهداری نسخه‌های چاپی و دیجیتال و مستندسازی همه فعالیت‌ها الزامی است تا از مزایای مالیاتی، تسهیلات بانکی و امتیازات مناقصات بهره‌مند شوید.

گام یازدهم : نکات نگارشی و فنی گزارش

در نگارش گزارش فنی دقت کنید:

  • زبان رسمی و علمی باشد.

  • از اصطلاحات عمومی و غیر‌فنی پرهیز شود.

  • داده‌ها و نتایج با نمودار و جدول پشتیبانی شوند.

  • عملکرد با محصولات مشابه در بازار به‌صورت عددی مقایسه شود.

  • از افشای اسرار تجاری بدون قرارداد عدم افشا (NDA) خودداری کنید.

  • توضیحات کافی برای ارزیابان فراهم آورید تا بتوانند ارزیابی مستقل انجام دهند.